Evidenční kniha ubytovaných (kniha hostů): co musí obsahovat a jak dlouho ji uchovávat

Proč knihu vést

Evidenční knihu ukládá zákon o místních poplatcích (§ 3g zákona č. 565/1990 Sb.) každému plátci poplatku z pobytu – tedy každému, kdo poskytuje úplatný pobyt. Vede se pro každé zařízení nebo místo, kde ubytováváte. Obec podle ní kontroluje, jestli jste správně vybrali a odvedli poplatek z pobytu.

U zahraničních hostů máte navíc povinnost hlásit je cizinecké policii – údaje se z velké části překrývají.

Co musí každý zápis obsahovat

• den počátku a konce pobytu,
• jméno, příjmení a adresu místa přihlášení (u cizinců obdobného místa v zahraničí),
• datum narození,
• číslo a druh dokladu totožnosti – občanský průkaz, cestovní pas nebo jiný doklad uvedený v zákoně (například povolení k pobytu),
• výši vybraného poplatku, nebo důvod osvobození od poplatku.

Papírová, nebo elektronická?

Obojí je v pořádku. Elektronická kniha má výhody: údaje vyplní sám host, nic se nepřepisuje, poplatek z pobytu se spočítá sám a knihu můžete kdykoli vytisknout pro kontrolu z obce.

Jak dlouho knihu uchovávat

Evidenční knihu uchováváte 6 let ode dne posledního zápisu. Pak už osobní údaje hostů potřebovat nebudete a měly by se smazat.

Osobní údaje a GDPR

• Údaje sbíráte, protože vám to ukládá zákon – souhlas hosta k tomu nepotřebujete, ale musíte ho informovat, proč je zpracováváte.
• Sbírejte jen to, co zákon chce. Kopie nebo fotky dokladů si bez důvodu neukládejte.
• Knihu chraňte: papírovou zamykejte, elektronickou mějte za heslem a v zabezpečeném úložišti.
• Po uplynutí lhůty údaje smažte nebo skartujte.

Časté otázky

Další návody

• Hlášení cizinců do Ubyportu
• Poplatek z pobytu
• Propojení kalendářů Booking.com a Airbnb
• Online check-in hostů

Aktualizováno 29. 10. 2026. Jde o obecné informace pro ubytovatele, ne o právní radu. Rozhoduje platné znění zákonů a vyhláška vaší obce.